Чтобы документы, полученные на территории США, были действительны в других государствах, они нуждаются в прохождении особой процедуры - легализации. По общему правилу, для наделения официальных бумаг юридической силой за пределами Штатов, они должны пройти консульскую легализацию. Процесс этот довольно длительный и затратный. Но существует еще один менее трудоемкий способ - Апостиль.
Что такое Апостиль?
Апостиль представляет собой упрощенную форму легализации документов, применяемую в странах, подписавших Гаагскую конвенцию от 05.10.1961. В соответствии с данным соглашением, государства-участники обязуются признавать на своей территории любые иностранные документы, заверенные грифом Апостиль, без всяких ограничений.
Апостиль - это специальная форма, удостоверяющая подлинность подписей на оригинале представленного документа или его копии, а также правоспособность должностных лиц, подписавших данный документ. При этом Апостиль не касается смыслового содержания документа, т.е. не удостоверяет правильность текстовой информации, дат, наименований городов или фамилий.
Апостиль не имеет срока действия, т.е. проставляется один раз и на всю жизнь. Но вот сам легализуемый документ может иметь ограниченный период действия.
Какие страны принимают документы с Апостилем?
Перечень стран, на взаимной основе признающих упрощенный способ легализации документов, довольно широк. Участниками Гаагской конвенции являются более 130 государств. Поэтому документы из США, заверенные грифом Апостиль, будут действительны, в том числе в России, Беларуси, Украине, Казахстане, Грузии, Киргизии, Латвии, Литве, Молдавии, Узбекистане и многих других странах.
Какие документы нуждаются в Апостиле?
Практически все документы, которые в будущем требуется предоставить в государственные инстанции за пределами США, требуют заверения грифом Апостиль. Условно их можно разделить на несколько групп:
- Личные документы (удостоверения личности, дипломы, аттестаты и любые другие документы об образовании, свидетельства о рождении, смерти, заключении брака, усыновлении, свидетельства о натурализации и другие);
- Документы, выданные нотариальными органами (доверенности, документы о праве наследования, завещания, аффидевиты - официальные разъяснения находящегося за границей лица, касающиеся фактических событий какого-либо дела, или в отношении определенных норм законодательства, правоприменительной практики);
- Документы судебных и правоохранительных органов США;
- Документы коммерческого характера (учредительные документы предприятия, протоколы, сертификаты резидентства США, выписки из государственного реестра, договоры купли-продажи).
Как выглядит Апостиль?
Независимо от штата, в котором происходит легализация документа, гриф Апостиль везде выглядит примерно одинаково.
Он имеет форму сертификата (в виде самостоятельной страницы), который крепится к документу (или его копии), юридическую силу которого надо удостоверить. Графически сертификат может немного отличаться в разных штатах.
На нем обязательно присутствует подпись должностного лица и имеется печать. При этом печать у каждого заверяющего органа своя.
Куда обращаться за Апостилем?
Практически все документы, полученные в США, можно легализовать через канцелярию секретаря штата (Office of the Secretary of State). Юрисдикция секретаря штата распространяется на все официальные документы, выпущенные местными органами власти, на бизнес-документацию, а также личные документы, заверенные на территории определенного штата.
При этом обращаться нужно в службу секретаря именно того штата, в котором был выдан документ. Т.е. нельзя поставить Апостиль в Калифорнии, если документ был получен в Аризоне или Мичигане.
Если требуется легализация документов федеральных государственных органов управления или федеральных органов судебной системы, то придется обратиться соответственно в Управление аутентификации Государственного департамента США или Секретариат Федеральной судебной системы.
Как поставить Апостиль на документы?
Подавляющее большинство документов может быть легализовано через офис секретаря штата. Для этого документы нужно предоставить в канцелярию секретаря штата лично или по почте. Некоторые бумаги требуют предварительного заверения нотариусом. Если они отсылаются по почте, то в обязательном порядке необходимо приложить банковский чек для оплаты за Апостиль, определённую форму заявления с просьбой легализации, а также конверт с обратным адресом. Также нужно указать, для какой именно страны проставляется Апостиль.
Отказ в Апостиле
Отказы заверении грифом Апостиль - явление редкое. Если исключить сомнения в подлинности документа и отсутствие правомочий на проставление Апостиля (например, когда документ выдан в другом штате), то подавляющее большинство остальных случаев отказа связаны с внешним видом представленных документов. Наиболее часто встречаются:
- нарушение целостности документа;
- наличие исправлений, не удостоверенных органом, выдавшим документ;
- затирание печатей или штампов;
- отсутствие фотографии (если она предполагается в документе);
- имеющиеся пятна, затемнения, выгорания цвета, не дающие возможность прочитать информацию в документе.
В перечисленных случаях, чтобы легализовать документ, придется сначала получить его дубликат.
Почему лучше воспользоваться услугами профессионалов, а не заниматься легализацией самостоятельно?
Несмотря на кажущуюся легкость в проставлении Апостиля на документах, в этой процедуре есть множество нюансов. Во-первых, нужно определиться с органом, которые имеет полномочия на легализацию конкретного документа. Во-вторых, в некоторых случаях потребуется сначала получить дубликат оригинала документа, на который требуется Апостиль.
Обратившись в организацию, которая профессионально занимается легализацией документов, можно избежать всех этих проблем. Кроме того, не придется волноваться по поводу утери документов при пересылке или затрат времени на личную подачу. Также можно сразу заказать перевод документов на нужный язык для дальнейшего использования в конкретной стране.
Важно помнить, что практически все официальные документы, полученные на территории США, требует проставления грифа Апостиль, если их планируется предоставлять в официальные государственные органы других стран. Придать документам юридическую силу гораздо проще, быстрее и менее затратно, находясь на территории Соединенных Штатов. Поэтому лучше не откладывать процедуру легализации, а заняться этим прямо сейчас.
